ServiceDesk Plus

Wdrożenie systemu ServiceDesk Plus w DeBenedetti Majewski Szcześniak Kancelaria Prawnicza Sp. K.

DeBenedetti Majewski Szcześniak to zatrudniająca ponad 30 osób firma prawnicza obecna na  rynku od 2004 roku. Kancelaria DMS specjalizuje się w obsłudze prawnej firm w zakresie fuzji i  przejęć, restrukturyzacji i upadłości, sporów korporacyjnych i  gospodarczych oraz transakcji finansowych i postępowań karnych.

Potrzeba biznesowa klienta – usprawnienie komunikacji i podziału obowiązków w zespole

Komunikacja prawników z zespołem administracyjnym kancelarii odbywała się  za  pomocą e- maili przesyłanych do konkretnej osoby lub do grupy pracowników sekretariatu. Wybrany  sposób komunikacji nie pozwalał na efektywny podział obowiązków i priorytetyzację zadań. W firmie pojawiła się potrzeba wdrożenia rozwiązania, które usprawni ten proces.

Rozwiązanie – ServiceDesk Plus

Kancelaria zadecydowała o wdrożeniu ServiceDesk Plus od ManageEngine. Nowy  helpdesk w znaczący sposób usprawnił pracę zespołu DMS. Dzięki komunikatom generowanym przez system, każdy wysyłający zgłoszenie wie kto  podjął się jego wykonania i jaki jest termin jego zamknięcia. Na rozwiązaniu skorzystali nie tylko zgłaszający (osoba zlecająca jest spokojniejsza, gdyż wie kiedy zlecenie jest realizowane), ale i zespół sekretariatu, który zyskał narzędzie ułatwiające ustalanie priorytetów, kategoryzację zleceń oraz podział obowiązków pomiędzy pracowników DMS.

Wdrożenie helpdesku w Kancelarii prawnej DMS

Wdrożenie systemu poprzedzone było wnikliwą analizą potrzeb kancelarii i  szczegółowym określeniem wymaganych funkcjonalności systemu tak, aby możliwie ograniczyć konieczność dostosowywania rozwiązania w środowisku produkcyjnym. System został wdrożony przez zewnętrzny dział IT w trakcie weekendowego okienka serwisowego, następnie zaprezentowany użytkownikom podczas kolejnego dnia roboczego. Pięcioro pracowników podzielonych na dwie grupy zostało przeszkolonych z funkcjonalności aplikacji. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi aplikacji, szczegółowemu szkoleniu oraz skrupulatnemu ustaleniu wymagań pracownicy rozpoczęli pracę w  systemie już kolejnego dnia.

Skala wdrożenia  

  • 7800 zgłoszeń rocznie
  • Średni czas reakcji 0:06:00
  • 65 stacji roboczych
  • dostępność systemu 99,3%

Korzyści z wdrożonego rozwiązania

  • usprawnienie pracy zespołu kancelarii
  • efektywne zarządzanie zasobami (kategoryzacja i przydzielanie zadań do odpowiednich członków zespołu)
  • szybkość wdrożenia
  • raportowanie danych
  • prostota obsługi systemu i jego intuicyjność

Oprogramowanie ManageEngine ServiceDesk Plus usprawniło funkcjonowanie sekretariatu pozwalając na kompleksową i sprawną obsługę przekazywanych zadań oraz usprawniło komunikację między zlecającym i realizatorem. Ponadto rozbudowane i przystępne funkcje raportowania pozwalają na monitorowanie pracy działu i optymalizację procesów.

– Małgorzata WąsikDyrektor Finansowo-Administracyjny 
wstecz